ระบบอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์เป็นวิธีการปรับปรุงการดำเนินงานและช่วยให้ผู้คนมีเวลามากขึ้นสำหรับงานที่มีมูลค่าสูงขึ้นได้ดำเนินการที่สำนักงานของประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินของ General Services Administrationเจอราร์ด บาดอร์เร็ก ซีเอฟโอกล่าวว่าความสามารถของ RPA ในการทำงานซ้ำๆ และงานที่มีมูลค่าต่ำออกจากมือพนักงาน ทำให้เทคโนโลยีนี้น่าตื่นเต้นสำหรับทั้งภาครัฐและเอกชน ตัวอย่างเช่น ในพื้นที่การเงินของหน่วยงาน เขากล่าวว่าพนักงานต้องดึงข้อมูลและข้อมูลจากระบบต่างๆ RPA สามารถทำได้และสามารถตรวจสอบความหมายของข้อมูลนั้นได้
Gerard Badorrek หัวหน้าฝ่ายการเงินของ General Services Administration
“สิ่งที่เราพบคือเราจ้างพนักงานในระดับหนึ่ง และพวกเขาอยู่ที่นั่นเพื่อคิดหาข้อสรุป” Badorrek กล่าวในFederal Monthly Insights — Intelligent Automation Month “และส่วนหนึ่งของงานของพวกเขาคือออกไปและรวบรวมข้อมูล ดังนั้นสิ่งที่เราสามารถทำได้กับ RPA คือลดภาระในการรวบรวมข้อมูล”
เป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการสร้างระบบหลักเพื่อรวมระบบซึ่งกำลังสร้างข้อมูลอยู่ ซึ่งเป็นสิ่งที่มีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานาน RPA ตั้งค่าได้เร็วกว่า และยิ่งไปกว่านั้น Badorrek กล่าวว่า RPA มีความยืดหยุ่นมากกว่าในการปรับเปลี่ยนตามระบบต่างๆ
องค์กร CFO ของ GSA ได้เห็นการสาธิต RPA หลายครั้ง หลังจากนั้น Badorrek ไปที่หน่วยงานของเขาและบอกว่าเทคโนโลยีนี้จำเป็น ขณะนี้ RPA ถูกใช้งานในเก้าหน้าที่ที่แตกต่างกันที่ GSA เนื่องจากสำนักงาน CFO ได้เรียนรู้วิธีตั้งค่าแพลตฟอร์มและทำงานร่วมกับองค์กรด้านไอทีของหน่วยงานให้ประสบความสำเร็จ
ด้านการเงินของ GSA ได้กลายเป็น “ศูนย์กลางแห่งความเป็นเลิศ” สำหรับกระบวนการอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์ Badorrek กล่าวว่ามีชุมชนการปฏิบัติ RPA ที่มีพนักงานของรัฐมากกว่า 800 คนที่แบ่งปันปัญหาและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและให้คำปรึกษาซึ่งกันและกัน
“นอกจากระบบอัตโนมัติแล้ว หนึ่งในคุณค่าหลักของ RPA
คือความสามารถในการเข้ามาและประเมินกระบวนการเพื่อทำให้ดีขึ้น เพราะก่อนที่เราจะทำหน้าที่อัตโนมัติ เราต้องจัดทำเอกสารกระบวนการ” เขากล่าวกับ Tom Temin ใน Federal Drive “และในส่วนหนึ่งของนั้น เราจะประเมินกระบวนการอีกครั้ง และในบางกรณี เราพบว่าเรากำลังทำงานที่เราทำได้เพียงแค่กำจัด แต่เราบังคับใช้มาตรฐานและการเคลื่อนไหวไปสู่ประสิทธิภาพ นั่นสำคัญมาก”
เพื่อนำ RPA ไปใช้จากมุมมองของบริการเต็มรูปแบบ Badorrek กล่าวว่าอันดับแรก องค์กรต้องเข้าใจว่าเทคโนโลยีสามารถทำอะไรได้บ้าง พิจารณากรณีการใช้งานและแอปพลิเคชันที่เป็นไปได้
“จากนั้นคุณประเมินใบสมัครและเราจะตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่อหรือไม่ ดังนั้นจึงเหมือนกับบริษัทเอกชนที่ขายคำสั่งซื้อให้กับอีกบริษัทหนึ่ง ดังนั้นเราจึงได้รับคำสั่งให้ดำเนินการพัฒนา RPA ให้เสร็จสิ้น” Badorrek กล่าว “ในส่วนหนึ่งของสิ่งนั้น เรามีความสามารถ Six Sigma จริง ๆ ที่เข้ามาประเมินกระบวนการที่มีอยู่และจัดทำเอกสาร เพราะคุณต้องตั้งโปรแกรมข้อกำหนดของกระบวนการอย่างแม่นยำ”
ตัวอย่างหนึ่งคือวิธีที่ GSA ใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับกระบวนการจัดการการเช่าทั่วทั้ง 11 ภูมิภาค อีกตัวอย่างหนึ่งคือขั้นตอนการอนุมัติการซื้อด้วยบัตรเครดิตเพื่อดึงข้อมูลการทำธุรกรรมโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
Badorrek กล่าวว่า “มีซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้สิ่งนี้ง่ายขึ้น เช่นเดียวกับแมโคร Microsoft Excel ที่ช่วยให้ดึงข้อมูลจากเวิร์กชีตต่างๆ ได้ง่ายขึ้น” Badorrek กล่าว “ดังนั้น ซอฟต์แวร์จึงอยู่ที่นั่น และนั่นคือสิ่งที่คุณจ้าง แต่การจัดการการเปลี่ยนแปลง เอกสารกระบวนการ การกำหนดมาตรฐาน แพลตฟอร์มล้วนเป็นขั้นตอนที่สำคัญและทำให้สิ่งนี้สำเร็จ”
